Pour l'exploitant de l'équipement.
À la sortie d'un locataire, désactiver son code clavier et son badge RFID dans la centrale d'accès le jour même de l'état des lieux de sortie. Un ancien locataire conservant un accès actif peut entrer sur le site et accéder aux box voisins en cas de défaut, ce qui engage la responsabilité de l'exploitant. Mettre en place un audit mensuel des droits d'accès actifs versus la liste des contrats en cours, et tracer toute désactivation dans le journal du système avec horodatage et opérateur.
En cas de coupure de courant, le site doit rester évacuable : un locataire à l'intérieur ne doit pas se retrouver bloqué par un sas véhicule paralysé. Tester une fois par mois la batterie de secours du portail et de la barrière, le déclencheur manuel d'ouverture libre (poussoir de sortie sans badge) et la procédure de débrayage mécanique. Documenter chaque test dans le registre de sécurité. Sans ce test régulier, la batterie tombe à 0 sans alerte et la première coupure prolongée bloque tout le site.
Pour le technicien qui intervient.
Le portail motorisé d'accès au site est soumis à la norme NF EN 13241 et au paragraphe sécurité EN 12453 (anti-écrasement). Mesurer la force d'impact dynamique avec un cylindre de mesure normalisé sur tout le parcours du vantail, vérifier le bon fonctionnement des photocellules et du bord sensible, valider l'arrêt et la course de réouverture immédiate en cas d'obstacle. Un défaut anti-écrasement sur un portail public expose l'exploitant à la responsabilité civile et pénale en cas d'accident grave (enfant, livreur, locataire).
Les caméras extérieures d'un site self-storage accumulent poussière, toiles d'araignées, fientes d'oiseaux et buée qui dégradent rapidement la qualité d'image. Nettoyer les objectifs au chiffon microfibre avec un produit non agressif, vérifier l'orientation (l'image doit cadrer les zones utiles, pas la voie publique), tester la vision nocturne en obscurcissant manuellement le capteur de luminosité. Une caméra mal orientée ou floue ne sert à rien en cas d'enquête après vol et expose à un litige sur la prestation de sûreté facturée.
Pour le responsable / gestionnaire.
Un site self-storage filmant des espaces accessibles au public (parking, allées, accueil) doit obtenir une autorisation préfectorale pour la vidéoprotection (article L.252-1 du code de la sécurité intérieure), à renouveler tous les 5 ans. Compléter par une inscription au registre des traitements RGPD : finalité (sûreté des biens), base légale (intérêt légitime), durée de conservation des enregistrements (30 jours maximum sauf incident), destinataires, modalités d'exercice des droits d'accès. Le panneau d'information visible à chaque entrée est obligatoire et doit mentionner le responsable de traitement et son contact DPO.
La CNIL fixe à 30 jours la durée maximale de conservation des enregistrements de vidéoprotection, sauf en cas de procédure judiciaire ou administrative en cours (vol, agression, sinistre). Configurer le NVR pour un effacement automatique à 30 jours, documenter toute conservation prolongée par un procès-verbal mentionnant le motif, l'extraction faite et la remise éventuelle aux forces de l'ordre. Une conservation excessive non justifiée est une infraction RGPD passible d'une sanction CNIL allant jusqu'à 4 pour cent du chiffre d'affaires annuel.
À la sortie d'un locataire, désactiver son code clavier et son badge RFID dans la centrale d'accès le jour même de l'état des lieux de sortie. Un ancien locataire conservant un accès actif peut entrer sur le site et accéder aux box voisins en cas de défaut, ce qui engage la responsabilité de l'exploitant. Mettre en place un audit mensuel des droits d'accès actifs versus la liste des contrats en cours, et tracer toute désactivation dans le journal du système avec horodatage et opérateur.
Un croisement régulier entre le journal des accès (entrées badge ou code) et la liste des box en location révèle deux situations à coût pour l'exploitant : les box loués jamais accédés (locataire fantôme, risque d'impayé futur) et les accès sur des box théoriquement libres (squat, partage clandestin). Mettre en place un rapport mensuel automatique. Un box squatté représente plusieurs centaines d'euros de manque à gagner par mois et un risque sécurité non assuré.
Pour l'auditeur et le contrôle de conformité.
Un site self-storage filmant des espaces accessibles au public (parking, allées, accueil) doit obtenir une autorisation préfectorale pour la vidéoprotection (article L.252-1 du code de la sécurité intérieure), à renouveler tous les 5 ans. Compléter par une inscription au registre des traitements RGPD : finalité (sûreté des biens), base légale (intérêt légitime), durée de conservation des enregistrements (30 jours maximum sauf incident), destinataires, modalités d'exercice des droits d'accès. Le panneau d'information visible à chaque entrée est obligatoire et doit mentionner le responsable de traitement et son contact DPO.
Consignes courtes à afficher près de l'équipement.
Site sous surveillance vidéo 24h/24, enregistrements conservés 30 jours. Vérifiez que le portail se referme. Ne laissez entrer personne d'inconnu.