Pour l'exploitant de l'équipement.
Lors de l'état des lieux de retour, si un défaut securitaire est constate (pneumatique a plat ou dégradé, voyant airbag ou ABS allume, bris de feux, fuite visible), interdire la remise en location du vehicule et le placer en zone isolee avec un marquage clair 'en attente de réparation'. Informer immédiatement le responsable de parc. Un vehicule défectueux remis en location engage la responsabilite pénale du loueur.
L'état des lieux de depart et de retour doit être réalisé en présence du locataire, qui doit signer le document. Un état des lieux réalisé en l'absence du locataire est inopposable en cas de litige. Si le locataire refuse de signer, noter son refus sur le document avec la date et l'heure, et en informer le responsable. Privilegier une application mobile permettant la signature électronique sur place.
Photographier les 4 coins du vehicule, le pare-brise (avec éclairage lateral pour détectér les impacts), les jantes, le compteur (kilometrage et niveau carburant), la jauge de charge pour un vehicule électrique, et chaque rayure ou enfoncement constate. Nommer chaque photo avec le numéro d'immatriculation, la date et l'heure. Sans photos datees, il est impossible de prouver ou d'infirmer un dommage en cas de litige apres restitution.
Inclure systematiquement dans l'état des lieux de depart : niveau carburant ou état de charge (SOC) pour un vehicule électrique, niveau huile moteur visible au voyant, pression des pneumatiques si un manomêtre est disponible, présence et état de la roue de secours ou du kit de depannage. Ces points, s'ils sont omis au depart, peuvent générer des contestations injustifiees au retour.
Pour le technicien qui intervient.
Lors de l'état des lieux de retour, si un défaut securitaire est constate (pneumatique a plat ou dégradé, voyant airbag ou ABS allume, bris de feux, fuite visible), interdire la remise en location du vehicule et le placer en zone isolee avec un marquage clair 'en attente de réparation'. Informer immédiatement le responsable de parc. Un vehicule défectueux remis en location engage la responsabilite pénale du loueur.
L'état des lieux de depart et de retour doit être réalisé en présence du locataire, qui doit signer le document. Un état des lieux réalisé en l'absence du locataire est inopposable en cas de litige. Si le locataire refuse de signer, noter son refus sur le document avec la date et l'heure, et en informer le responsable. Privilegier une application mobile permettant la signature électronique sur place.
Photographier les 4 coins du vehicule, le pare-brise (avec éclairage lateral pour détectér les impacts), les jantes, le compteur (kilometrage et niveau carburant), la jauge de charge pour un vehicule électrique, et chaque rayure ou enfoncement constate. Nommer chaque photo avec le numéro d'immatriculation, la date et l'heure. Sans photos datees, il est impossible de prouver ou d'infirmer un dommage en cas de litige apres restitution.
Inclure systematiquement dans l'état des lieux de depart : niveau carburant ou état de charge (SOC) pour un vehicule électrique, niveau huile moteur visible au voyant, pression des pneumatiques si un manomêtre est disponible, présence et état de la roue de secours ou du kit de depannage. Ces points, s'ils sont omis au depart, peuvent générer des contestations injustifiees au retour.
Pour le responsable / gestionnaire.
Les documents d'état des lieux de location de vehicules constituent des preuves contractuelles en cas de litige. Ils doivent être conserves au minimum 5 ans (prescription de droit commun des contrats, article 2224 du code civil). Les photos doivent être archivees avec un horodatage inalterable (metadonnées EXIF ou plateforme cloud avec audit trail). La destruction prematuree de ces documents peut priver le loueur de tout recours.
Pour l'auditeur et le contrôle de conformité.
Les documents d'état des lieux de location de vehicules constituent des preuves contractuelles en cas de litige. Ils doivent être conserves au minimum 5 ans (prescription de droit commun des contrats, article 2224 du code civil). Les photos doivent être archivees avec un horodatage inalterable (metadonnées EXIF ou plateforme cloud avec audit trail). La destruction prematuree de ces documents peut priver le loueur de tout recours.