Pour le technicien qui intervient.
Tester l'ouverture automatique du tiroir à la commande de paiement et à la commande manuelle d'urgence. Le tiroir doit s'ouvrir complètement sans coincement et se refermer sans forcer. Vérifier l'état des séparateurs de billets et de pièces. Un tiroir qui ne s'ouvre pas bloque les transactions et peut nécessiter une ouverture en urgence qui endommage le mécanisme. Graisser les glissières si le tiroir accroche.
La conformité anti-fraude impose la sauvegarde inaltérable des journaux de transactions. Vérifier que la sauvegarde automatique (sur serveur local, cloud certifié ou support externe) s'effectue bien au minimum quotidiennement. Restaurer un ticket test depuis la sauvegarde pour vérifier son intégrité. Une sauvegarde défaillante non détectée peut entraîner la perte des données de transaction et exposer l'entreprise à un redressement fiscal.
Le lecteur de carte à puce et la piste magnétique du TPE doivent être nettoyés au minimum mensuellement avec une carte de nettoyage homologuée. Les dépôts de poussière et de gras sur le lecteur provoquent des erreurs de lecture fréquentes et une expérience client dégradée. Nettoyer le clavier tactile avec un chiffon microfibre légèrement humide (jamais de solvant qui détériore l'écran).
Pour le responsable / gestionnaire.
Depuis le 1er janvier 2018, tout assujetti à la TVA qui enregistre des paiements en espèces doit utiliser un logiciel de caisse certifié anti-fraude (article 88 de la loi de finances 2016). Le logiciel doit être conforme aux critères d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données. Vérifier que l'attestation individuelle de conformité ou le certificat délivré par un organisme accrédité est disponible et à jour dans le dossier de l'équipement.
Le livre des procédures fiscales (article L. 102 B) impose la conservation des journaux de caisse et des pièces justificatives pendant 6 ans. En cas de contrôle fiscal, l'administration peut demander les données électroniques de la caisse dans ce délai. Vérifier que le système de caisse archive bien les données sur cette durée et que les archives sont accessibles et lisibles. Un effacement prématuré des données est assimilé à un défaut de conservation de pièces comptables.
Pour l'auditeur et le contrôle de conformité.
Depuis le 1er janvier 2018, tout assujetti à la TVA qui enregistre des paiements en espèces doit utiliser un logiciel de caisse certifié anti-fraude (article 88 de la loi de finances 2016). Le logiciel doit être conforme aux critères d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données. Vérifier que l'attestation individuelle de conformité ou le certificat délivré par un organisme accrédité est disponible et à jour dans le dossier de l'équipement.