Pour l'utilisateur au quotidien.
Les documents imprimés laissés sans surveillance dans le bac de sortie sont une source fréquente de fuite de données (bulletins de paie, documents RH, contrats). La plupart des multifonctions d'entreprise supportent l'impression sécurisée par badge NFC ou code PIN. Activer cette fonction pour les utilisateurs traitant des données personnelles ou confidentielles. La CNIL recommande cette mesure dans ses guides sur la sécurité des imprimantes en entreprise.
Bulletins de paie, contrats, documents RH : récupérer les impressions immédiatement après impression. Un document oublié dans le bac peut être lu par n'importe qui. En cas d'impression confidentielle, utiliser l'impression par badge ou code PIN si la machine le permet.
Un document oublié sur la vitre du scanner ou dans le chargeur automatique peut être copié ou scanné par la personne suivante. Vérifier que le chargeur est vide après chaque utilisation. Ne pas laisser de document sensible sur la machine.
Ne pas forcer le papier bloqué à la main sans ouvrir le bon capot. Ouvrir les trappes dans l'ordre indiqué par l'écran ou le guide collé sur la machine. La zone de fusion est chaude (jusqu'à 180 degres C) : ne pas la toucher à mains nues. Si le bourrage ne se dégage pas facilement, appeler la maintenance plutôt que de forcer.
Pour l'exploitant de l'équipement.
Les multifonctions ont une durée de vie exprimée en nombre de pages (exemple : 300 000 pages pour un modèle bureautique). Relever le compteur de pages mensuel et calculer le rythme d'usure. La plupart des constructeurs recommandent une révision préventive tous les 50 000 à 100 000 pages (remplacement du kit de fusion, des rouleaux d'alimentation). Une maintenance préventive coûte 2 à 3 fois moins cher qu'une panne en production.
Pour le technicien qui intervient.
Tous les multifonctions réseau disposent d'une interface web d'administration avec des identifiants par défaut publiquement connus (admin/admin, admin/1234, etc.). Un attaquant sur le réseau local peut accéder à la configuration, intercepter les documents scannés ou utiliser l'imprimante comme point de rebond. Changer le mot de passe admin lors de l'installation, le documenter dans le gestionnaire de mots de passe de l'entreprise, et désactiver les protocoles non utilisés (Telnet, FTP, HTTP si HTTPS disponible).
Les multifonctions modernes stockent une copie de chaque document imprimé, scanné ou faxé sur un disque dur interne. Ce disque peut contenir des années de documents confidentiels (bulletins de paie, contrats, factures). Le RGPD impose l'effacement sécurisé de ces données avant toute cession ou mise au rebut. Demander systématiquement au constructeur ou au revendeur le protocole d'effacement certifié. En cas de doute, exiger l'extraction et la destruction physique du disque par un prestataire certifié.
Les firmwares de multifonctions contiennent régulièrement des correctifs de sécurité critiques (vulnérabilités d'exécution de code à distance, élévation de privilèges). Vérifier la disponibilité d'une mise à jour firmware tous les 6 mois sur le site du constructeur. Certains constructeurs proposent une mise à jour automatique via le cloud : activer cette option si elle est disponible et si la politique de sécurité de l'entreprise le permet. Ne jamais rester sur un firmware dont le support constructeur est terminé.
Les multifonctions ont une durée de vie exprimée en nombre de pages (exemple : 300 000 pages pour un modèle bureautique). Relever le compteur de pages mensuel et calculer le rythme d'usure. La plupart des constructeurs recommandent une révision préventive tous les 50 000 à 100 000 pages (remplacement du kit de fusion, des rouleaux d'alimentation). Une maintenance préventive coûte 2 à 3 fois moins cher qu'une panne en production.
Pour le responsable / gestionnaire.
Tous les multifonctions réseau disposent d'une interface web d'administration avec des identifiants par défaut publiquement connus (admin/admin, admin/1234, etc.). Un attaquant sur le réseau local peut accéder à la configuration, intercepter les documents scannés ou utiliser l'imprimante comme point de rebond. Changer le mot de passe admin lors de l'installation, le documenter dans le gestionnaire de mots de passe de l'entreprise, et désactiver les protocoles non utilisés (Telnet, FTP, HTTP si HTTPS disponible).
Les multifonctions modernes stockent une copie de chaque document imprimé, scanné ou faxé sur un disque dur interne. Ce disque peut contenir des années de documents confidentiels (bulletins de paie, contrats, factures). Le RGPD impose l'effacement sécurisé de ces données avant toute cession ou mise au rebut. Demander systématiquement au constructeur ou au revendeur le protocole d'effacement certifié. En cas de doute, exiger l'extraction et la destruction physique du disque par un prestataire certifié.
Les documents imprimés laissés sans surveillance dans le bac de sortie sont une source fréquente de fuite de données (bulletins de paie, documents RH, contrats). La plupart des multifonctions d'entreprise supportent l'impression sécurisée par badge NFC ou code PIN. Activer cette fonction pour les utilisateurs traitant des données personnelles ou confidentielles. La CNIL recommande cette mesure dans ses guides sur la sécurité des imprimantes en entreprise.
Les firmwares de multifonctions contiennent régulièrement des correctifs de sécurité critiques (vulnérabilités d'exécution de code à distance, élévation de privilèges). Vérifier la disponibilité d'une mise à jour firmware tous les 6 mois sur le site du constructeur. Certains constructeurs proposent une mise à jour automatique via le cloud : activer cette option si elle est disponible et si la politique de sécurité de l'entreprise le permet. Ne jamais rester sur un firmware dont le support constructeur est terminé.
Un multifonction en veille consomme 3 à 15 W selon le modèle, contre 300 à 800 W en impression active. Configurer le délai de veille à 5-10 minutes et la mise hors tension programmée hors horaires de bureau. L'étiquette Energy Star garantit une consommation en veille inférieure à 1 W pour les modèles certifiés. Pour un parc de 10 multifonctions, l'activation du mode eco représente une économie de 200 à 500 euros par an.
Consignes courtes à afficher près de l'équipement.
Les documents imprimés dans ce bac sont visibles par tous. Récupérez vos impressions immédiatement. En cas d'impression contenant des données personnelles ou confidentielles, utilisez l'impression sécurisée par badge.
N'ouvrez pas les capots sans connaître la procédure. La zone de fixation est très chaude. En cas de bourrage, signalez-le au responsable informatique ou appelez le support technique.