Pour l'utilisateur au quotidien.
La sécurité des personnes prime sur l'argent en caisse. En cas de tentative de braquage ou de vol forcé, obéir aux injonctions, ne pas résister et déclencher l'alarme silencieuse uniquement si cela ne présente aucun risque. Mémoriser les caractéristiques physiques du ou des auteurs. Appeler le 17 dès que la situation est sécurisée. Ne jamais tenter de retenir ou de poursuivre un voleur.
Ne jamais laisser le tiroir ouvert entre deux ventes, même brièvement. Un tiroir ouvert attire l'attention et facilite la subtilisation de billets. Mémoriser le montant à rendre avant d'ouvrir le tiroir, rendu la monnaie, puis fermer immédiatement. Si un client conteste le rendu, appeler un responsable plutôt que de rouvrir le tiroir sans témoin.
En cas de doute sur un billet (texture anormale, couleurs ternes, manque de relief sur les chiffres), poser le billet à plat, ne pas le rendre au client et appeler un responsable. Utiliser un stylo de détection si disponible. Ne pas accuser le client directement ; signaler discrètement. Les faux billets les plus fréquents imitent les coupures de 20 et 50 euros.
Pour l'exploitant de l'équipement.
Le tiroir-caisse ne doit jamais rester ouvert sans surveillance, même quelques secondes. Configurer la fermeture automatique après chaque transaction. Limiter le fond de caisse à 150-200 EUR maximum en monnaie courante, et effectuer des remises en coffre toutes les 2 heures en période d'affluence. Un bouton d'alarme silencieux proche de la caisse est recommandé dans les commerces à risque (zone DGSI catégorie 2 ou plus).
La sécurité des personnes prime sur l'argent en caisse. En cas de tentative de braquage ou de vol forcé, obéir aux injonctions, ne pas résister et déclencher l'alarme silencieuse uniquement si cela ne présente aucun risque. Mémoriser les caractéristiques physiques du ou des auteurs. Appeler le 17 dès que la situation est sécurisée. Ne jamais tenter de retenir ou de poursuivre un voleur.
Le journal électronnel de caisse doit être généré, horodaté et archivé chaque jour sans exception. La NF525 impose l'immuabilité et la conservation des données pendant 6 ans minimum. Ne jamais modifier une ligne de vente a posteriori sans créer une entrée corrective tracée. Un journal lacunaire ou altéré est assimilé à une fraude lors d'un contrôle fiscal.
Nettoyer la tête d'impression thermique avec un stylo alcool isopropylique tous les 3 mois, ou après chaque 20 rouleaux consommés. Purger les résidus de papier thermique à chaque changement de rouleau pour éviter les bourrages. Le lecteur de cartes bancaires (TPE intégré) doit être nettoyé avec une carte de nettoyage agréée tous les 6 mois. Tester la lecture puce et sans contact après chaque nettoyage.
Chaque opérateur de caisse doit connaître la procédure de remise en coffre avant sa première ouverture de caisse. La formation doit couvrir : le comptage et l'enregistrement du fond de caisse, la procédure de remise, la conduite à tenir en cas de différend client, et la marche à suivre en cas de tentative de braquage (priorité à la sécurité des personnes, ne pas résister). Un quiz de validation de 10 questions suffit à objectiver l'acquisition des gestes clés.
Ne jamais laisser le tiroir ouvert entre deux ventes, même brièvement. Un tiroir ouvert attire l'attention et facilite la subtilisation de billets. Mémoriser le montant à rendre avant d'ouvrir le tiroir, rendu la monnaie, puis fermer immédiatement. Si un client conteste le rendu, appeler un responsable plutôt que de rouvrir le tiroir sans témoin.
En cas de doute sur un billet (texture anormale, couleurs ternes, manque de relief sur les chiffres), poser le billet à plat, ne pas le rendre au client et appeler un responsable. Utiliser un stylo de détection si disponible. Ne pas accuser le client directement ; signaler discrètement. Les faux billets les plus fréquents imitent les coupures de 20 et 50 euros.
Pour le technicien qui intervient.
Nettoyer la tête d'impression thermique avec un stylo alcool isopropylique tous les 3 mois, ou après chaque 20 rouleaux consommés. Purger les résidus de papier thermique à chaque changement de rouleau pour éviter les bourrages. Le lecteur de cartes bancaires (TPE intégré) doit être nettoyé avec une carte de nettoyage agréée tous les 6 mois. Tester la lecture puce et sans contact après chaque nettoyage.
Pour le responsable / gestionnaire.
Tout logiciel de caisse utilisé par un assujetti à la TVA doit être certifié NF525 ou disposer d'une attestation individuelle de l'éditeur conforme au décret 2016-1315. L'absence de certification expose l'entreprise à une amende de 7 500 EUR par logiciel non conforme lors d'un contrôle fiscal. Conserver le certificat ou l'attestation en lieu sûr et le présenter à toute demande de l'administration fiscale.
Le journal électronnel de caisse doit être généré, horodaté et archivé chaque jour sans exception. La NF525 impose l'immuabilité et la conservation des données pendant 6 ans minimum. Ne jamais modifier une ligne de vente a posteriori sans créer une entrée corrective tracée. Un journal lacunaire ou altéré est assimilé à une fraude lors d'un contrôle fiscal.
L'article L112-1 du Code de la consommation impose l'affichage des prix TTC pour tout professionnel vendant à des consommateurs. Le logiciel de caisse doit imprimer un ticket mentionnant au minimum : le nom du vendeur, la date, les articles avec prix unitaires, le total TTC et le montant de TVA. L'absence de ticket sur demande du client est une infraction passible d'une amende de 3 000 EUR (personne physique) ou 15 000 EUR (personne morale).
Consulter le rapport de fermeture de caisse chaque soir : comparer la somme théorique (total des ventes enregistrées) au montant physique en caisse. Un écart récurrent de plus de 5 EUR par jour mérite une investigation (erreur de rendu de monnaie, vente non enregistrée, vol). Les logiciels certifiés NF525 journalisent toutes les opérations et permettent de retrouver l'origine de l'écart en moins de 10 minutes.
Chaque opérateur de caisse doit connaître la procédure de remise en coffre avant sa première ouverture de caisse. La formation doit couvrir : le comptage et l'enregistrement du fond de caisse, la procédure de remise, la conduite à tenir en cas de différend client, et la marche à suivre en cas de tentative de braquage (priorité à la sécurité des personnes, ne pas résister). Un quiz de validation de 10 questions suffit à objectiver l'acquisition des gestes clés.
Pour l'auditeur et le contrôle de conformité.
Tout logiciel de caisse utilisé par un assujetti à la TVA doit être certifié NF525 ou disposer d'une attestation individuelle de l'éditeur conforme au décret 2016-1315. L'absence de certification expose l'entreprise à une amende de 7 500 EUR par logiciel non conforme lors d'un contrôle fiscal. Conserver le certificat ou l'attestation en lieu sûr et le présenter à toute demande de l'administration fiscale.
Consignes courtes à afficher près de l'équipement.
Ne pas intervenir physiquement. Éloignez-vous calmement vers un endroit sûr. Appelez le 17 et signalez votre position précise.
Vous avez le droit de demander un justificatif de paiement pour tout achat. Le ticket récapitule le détail de vos achats et le montant total payé. Conservez-le en cas de litige ou de retour.